Kiho x Metsä-Multia
Sähköinen työajanseuranta tukee Metsä-Multian kasvua ja helpottaa palkanlaskentaa
Metsä-Multia siirtyi paperisista tuntivihkoista Kihon sähköiseen työajanseurantaan jo yli vuosikymmen sitten. Yhdessä yrityksen kanssa kehitetty ratkaisu kokoaa työajat, lisät ja poissaolot yhdenmukaiseen muotoon sekä siirtää tiedot suoraan palkanlaskentaan. Samalla ajoneuvojen GPS-tiedot auttavat tarkistamaan kirjauksia jälkikäteen.
Metsä-Multian työajanseuranta perustui aiemmin monelle yritykselle tuttuun malliin: työntekijät merkitsivät tuntinsa vihkoon tai Exceliin ja toimittivat tiedot manuaalisesti toimistolle. Palkanlaskennassa käsinkirjoitetut merkinnät piti tulkita, tarkistaa ja laskea yhteen.
Myös ajopäiväkirjojen täyttäminen oli pitkälti työntekijöiden omien kirjausten varassa. Liikkuvassa työssä reittien sekä lähtö- ja saapumisaikojen tarkka merkitseminen oli hankalaa.
”Työaikakirjaukset olivat manuaalisia ja hyvin muistinvaraisia. Suurimmat haasteet tulivat siitä, että käsialasta piti saada selvää ja kaikki tunnit piti laskea itse yhteen”, Metsä-Multian toimitusjohtaja Aki Laaja kertoo.
Tavoitteena automatisointi ja sähköinen ajopäiväkirja
Metsä-Multia lähti hakemaan ratkaisua ennen kaikkea manuaalisten työvaiheiden vähentämiseen. Tavoitteena oli automatisoida työajanseurantaa, saada ajopäiväkirjat sähköiseen muotoon ja muodostaa ajantasainen kokonaiskuva kaluston liikkeistä.
Yrityksen yhteistyö Kihon kanssa alkoi ajoneuvojen paikannuksesta. Pian heräsi ajatus, että samaa järjestelmää voitaisiin hyödyntää myös työaikojen kirjaamiseen. Työajanseurantaa lähdettiin kehittämään yhdessä Metsä-Multian tarpeisiin sopivaksi.
Ratkaisussa huomioitiin muun muassa vuorotyö, vuorolisät, ateriakorvaukset ja metsäalan työehtosopimuksen vaatimukset. Näin työaikatiedot saatiin käsiteltyä mahdollisimman pitkälle valmiiksi jo ennen palkanlaskentaa.
Käyttöönotto eteni vaiheittain
Kihon käyttöönotto ei edellyttänyt Metsä-Multialta suurta toimintatapojen uudistamista. Ajoneuvoihin asennettiin paikantimet, joiden avulla sijainnit ja reitit alkoivat tallentua automaattisesti.
Alkuvaiheessa työajan eri vaiheita merkittiin ajoneuvoihin asennetulla vipuratkaisulla. Mobiilisovelluksen ja järjestelmän kehittyessä päivittäinen käyttö on siirtynyt yhä enemmän sovellukseen.
Uusien työkalujen omaksumisessa oli henkilöstön kesken luonnollisesti eroja: osa otti uuden toimintatavan käyttöön nopeasti, kun taas osa tarvitsi enemmän aikaa. Nykyisin työajan kirjaamisesta on tullut vakiintunut osa arkea, ja työntekijät ovat kokeneet sovelluksen helppokäyttöiseksi.
Sovelluksessa voidaan kirjata varsinaisten työtuntien ja työlajien lisäksi esimerkiksi lomat, työajan lyhennysvapaat ja vanhempainvapaat. Jokaiselle päivälle syntyy selkeä merkintä, mikä helpottaa sekä työntekijöiden että hallinnon työtä.
Yhdenmukainen prosessi helpottaa suuren käyttäjämäärän hallintaa
Metsä-Multian toiminnan laajentuessa myös käsiteltävän tiedon määrä on kasvanut merkittävästi. Nykyisin Metsä-Multialla on noin 120–130 työajankirjaajaa Kiho-sovelluksessa. Aiemmilla, manuaalisilla menetelmillä näin suuren kokonaisuuden hallinta olisi ollut haastavaa.
Kihossa kaikkien työaikatiedot kulkevat saman prosessin läpi. Kirjaukset ovat läpinäkyviä, tiedot saadaan valmiiksi käsiteltyinä ja ne siirtyvät rajapinnan kautta Netvisoriin palkanlaskentaa varten.
”Kiho helpottaa isojen massojen hallintaa. Kun käyttäjiä on jo yli sata, työaikatietojen yhdenmukainen käsittely ja siirtyminen suoraan Netvisoriin helpottavat palkanlaskentaa todella paljon”, Laaja sanoo.
GPS-historia toimii työntekijän tukena
Työajanseurannan ja ajoneuvopaikannuksen yhdistäminen parantaa myös tietojen luotettavuutta. Jos jokin kirjaus unohtuu tai siihen liittyy epäselvyyttä, työntekijä voi tarkistaa ajoneuvon GPS-historiasta, missä ja milloin on liikkunut.
Tarkoituksena on helpottaa hallinnon työtä, mutta ennen kaikkea tuoda hyötyä myös muille käyttäjille. Tallentunut historia toimii myös työntekijän omana tukena ja vähentää muistinvaraisten kirjausten tarvetta.
”Jos jotain unohtuu, historiasta on helppo tarkistaa, missä sinä päivänä on ollut. GPS-tieto toimii myös työntekijälle varmistuksena siitä, missä ja milloin on liikuttu“, mainitsee Laaja.
Arjen apuväline työajan ja kaluston hallintaan
Pitkä yhteistyö on mahdollistanut sen, että järjestelmä on kehittynyt Metsä-Multian toiminnan ja tarpeiden mukana. Sähköinen työajanseuranta on tukenut yrityksen kasvua, vähentänyt manuaalista työtä ja tehnyt palkanlaskennan pohjatiedoista yhdenmukaisempia.
Seuraavaksi Metsä-Multia tarkastelee, kuinka Kihon tietoja voitaisiin yhdistää entistä laajemmin esimerkiksi metsäkoneista saatavaan tuotantotietoon ja muihin järjestelmiin. Eri lähteissä olevan tiedon kokoaminen yhteen nähdään tärkeänä tulevaisuuden kehityskohteena.
Laaja kiteyttää Kihon roolin Metsä-Multian toiminnassa selkeästi ”Kiho on helppokäyttöinen arjen apuväline työajan ja kaluston seurantaan.”