Moduulit
Työajanseuranta kenttätyöhön: TES-tulkinnat ja palkka-aineisto valmiiksi
Kiho kokoaa työaikakirjaukset, hyväksynnät, TES-tulkinnat ja palkka-aineiston samaan järjestelmään. Työntekijä kirjaa tunnit mobiilissa, työnjohto näkee tilanteen reaaliajassa ja palkanlaskenta saa valmiin aineiston ilman Excel-rumbaa.
Työajanseuranta kenttätyön arkeen
Kiho on työajanseuranta yrityksille, joissa työ ei tapahdu vain toimistolla tai kellokorttilaitteen äärellä. Kun työntekijät liikkuvat työmaiden, asiakkaiden, varikoiden ja ajoneuvojen välillä, työajan pitää kulkea mukana.
Työntekijä kirjaa tunnit siellä missä työ tehdään. Esihenkilö näkee tilanteen reaaliajassa, tarkistaa poikkeamat ja hyväksyy kirjaukset ennen palkanlaskentaa. Samalla Kiho tulkitsee työehtosopimuksen mukaiset lisät ja muodostaa hyväksytystä työajasta valmiin palkka-aineiston.
Lopputulos on vähemmän käsityötä, vähemmän korjauskierroksia ja parempi näkyvyys siihen, missä työaikaa kertyy. Sama tieto palvelee palkanlaskentaa, laskutusta ja työmaiden seurantaa ilman erillisiä Excel-koosteita.
1.
Työajankirjaus taipuu työn mukaan
Tunnit, tauot, työmaat ja kalusto talteen mobiilista, työaikapäätteeltä tai suoraan ajoilta — myös offline.
2.
Työnjohdolle reaaliaikainen tilannekuva
Näe kuka on töissä, missä ja millä kalustolla, ja puutu poikkeamiin heti.
3.
TES-tulkinnat automaattisesti – toimialasta riippumatta
Ylityöt, lisät, arkipyhät ja varallaolot lasketaan automaattisesti; työehtosopimukset ja paikallinen sopiminen toimivat toimialasta riippumatta.
4.
Palkka-aineisto valmiina maksuun
Moniportainen hyväksyntä varmistaa tuntien oikeellisuuden, ja valmis aineisto siirtyy suoraan palkanlaskentaan ilman Exceliä ja korjauskierroksia.
Kun työaikatieto kerätään kentältä, Excel ei riitä pitkälle
Kenttätyöntekijöiden työajanseuranta on erilaista kuin toimistotyössä. Päivään voi kuulua useita työmaita, ajoneuvoja, taukoja, varallaoloa ja työehtosopimuksen mukaisia lisiä. Kun kirjaukset kerätään jälkikäteen paperilta, viesteistä tai erillisistä järjestelmistä, palkanlaskentaan jää paljon käsityötä.
Tyypillisiä haasteita ovat:
TES-laskenta käsin, joka kuukausi uudelleen
Ilta-, yö-, viikonloppu- ja arkipyhälisät, varallaolot, matka-ajan korvaukset. Jokainen erityistapaus vaatii manuaalisen tulkinnan. Kun henkilöstö kasvaa, käsin tehtävä tarkistus vie aikaa ja virheiden mahdollisuus kasvaa. Lisäksi takautuvat palkkaoikaisut maksavat.
Kentän kirjaukset eivät aina vastaa todellisuutta
Tuntilomakkeet täytetään jälkikäteen, työmaakohdistukset ovat arvauksiin perustuvia, ja laskutettavat tunnit eivät aina vastaa todellisuutta. Syntyy kiistoja asiakkaan kanssa, joita on vaikea ratkaista ilman kirjaushistoriaa.
AVI-tarkastus ilman automaattista kirjaushistoriaa on riski
Suomen työaikalaki ja EU:n työaikadirektiivi edellyttävät dokumentoitua, luotettavaa kirjaushistoriaa. Muuteltavissa olevat Excel-taulukot eivät täytä vaatimusta. HR-johtaja on henkilökohtaisesti vastuussa, eikä tarkastus tule ennakkoon varoittaen.
Kiho toimii koko henkilöstölle: kentälle ja toimistolle
Kiho tuo työajanseurannan, hyväksynnän ja palkka-aineiston samaan kokonaisuuteen. Työntekijä kirjaa työajan siellä missä työ tehdään, esihenkilö tarkistaa kirjaukset ja palkanlaskenta saa hyväksytyn aineiston sovitussa muodossa.
TES-tulkittu palkka-aineisto: oikein ensimmäisellä kierroksella
Moni järjestelmä lupaa automaatiota. Totuus paljastuu poikkeamissa. Kiho laskee ylityöt (sekä lisä- että ylityöt), ilta- ja yötyölisät, viikonloppu- ja arkipyhäkorvaukset, varallaoloajan ja muut TES-nyanssit loppuun asti. Ei “melkein oikein“, vaan täysin oikein.
Kun kirjaukset on hyväksytty, palkka-aineisto muodostuu valmiiksi palkanlaskentaa varten. Aineisto voidaan siirtää esimerkiksi Netvisoriin, Fennoaan, Mepcoon, Easoriin tai muihin käytössä oleviin järjestelmiin.
Hyöty: Palkanlaskentakierros lyhenee päivistä tunteihin. Korjauskierroksia tulee vähemmän. Takautuvia palkkaoikaisuja ei synny. Lisäksi tulkinnat pysyvät yhdenmukaisina palkkakaudesta toiseen.
Mobiili työaikakirjaus: kenttätyöntekijä kirjaa puhelimellaan, ilman koulutuspäivää
Kenttätyöntekijä avaa sovelluksen, kirjautuu sisään ja valitsee työmaan. Kirjauksen voi tehdä suoraan mobiilissa ja GPS-vahvistus on käytettävissä haluttaessa – ei pakollisena. Taukoleikkaukset ja siirtymät työmaan välillä kirjautuvat oikein. Tarvittaessa kirjauksia voidaan muodostaa myös ajoista tai suoritteista sovitun mallin mukaan.
Esihenkilö näkee reaaliaikaisesti ketkä ovat kirjautuneina, missä he ovat ja millä työmaalla. Jos kirjaus puuttuu odotetulta alueelta, järjestelmä ilmoittaa siitä.
Hyöty: Kirjausviiveet ja muistinvaraiset kohdistukset häviävät. Kun tunnit ovat oikein kirjauksessa, ne ovat oikein myös palkanlaskennassa ja laskutuksessa.
Hyväksyntäprosessi ja auditointikelpoinen kirjaushistoria
Työaikakirjaukset voidaan tarkistaa ja hyväksyä ennen palkanlaskentaa. Hyväksynnän jälkeen kirjaukset lukitaan tai niitä käsitellään sovitun prosessin mukaisesti, jotta palkka-aineistoon lähtee tarkistettua tietoa.
Kirjauksista säilyy muutoshistoria, joten jälkikäteen voidaan tarkastella, mitä on kirjattu, milloin ja mitä muutoksia tietoihin on tehty.
Hyöty: Palkanlaskenta perustuu hyväksyttyyn aineistoon, ja selvittelyihin löytyy tieto samasta järjestelmästä.
Enimmäistyöajan seuranta: lakisääteinen velvoite, jonka useimmat unohtavat
Suomen työaikalaki ja EU:n työaikadirektiivi asettavat 48 tunnin viikkotyörajan tasoittumisjakson keskiarvona. Kiho auttaa seuraamaan toteutunutta työaikaa ja nostamaan poikkeamat esiin ennen kuin niistä tulee jälkikäteen selvitettäviä ongelmia.
Kun työajat ovat ajantasaisesti järjestelmässä, esihenkilö saa paremman kokonaiskuvan kuormituksesta ja työajan kertymisestä.
Yksi järjestelmä kalustolle ja työvoimalle, ei kolmea erillistä
Kiho yhdistää sähköisen työajanseurannan, työnhallinnan ja kalustonhallinnan samalle alustalle. Sama kirjaus voi palvella palkanlaskua, laskutusta, työmaaseurantaa ja kalustoraportointia ilman tuplasyöttöä tai manuaalisia siirtoja järjestelmien välillä.
Kun yksi kuljettaja kiertää kolmella työmaalla saman päivän aikana, Kiho kohdistaa tunnit ja kaluston automaattisesti oikeaan paikkaan. Laskutusaineisto muodostuu suoraan operatiivisista kirjauksista.
Hyöty: Palkka- ja laskutusdata perustuvat samaan tietoon. Ristiriidat järjestelmien välillä vähenevät.
Kun dataa alkoi tulla, yllätyimme siitä, kuinka nopeasti saimme hyötyjä irti, jopa laskujen asiatarkastukseen
Mikko Saikkonen, Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue
Lisät ovat erisuuruiset riippuen siitä ajetaanko rekalla vai pelkällä nupilla. Kihon järjestelmä osaa laskea nämä automaattisesti oikein, minun tarvitsee vain tarkistaa työaika-aineisto ja siirtää se nappia painamalla Talenomin palkanlaskennan käsiteltäväksi.
Timo Hietanen, Kuljetus Hietanen Oy
Usein kysytyt kysymykset
Toimiiko Kiho ilman kalustonhallintaa?
Kyllä. Sähköinen työajanseuranta toimii täysin itsenäisenä moduulina. Kaluston lisääminen myöhemmin on helppoa: sama alusta, ei uutta käyttöönottoa.
Miten TES-tulkinta toimii käytännössä?
Syötät kerran käytössä olevat TES-säännöt ja paikallisen sopimisen erityisehdot. Kiho soveltaa niitä automaattisesti jokaiseen kirjaukseen. Poikkeustilanteet voidaan merkitä manuaalisesti, ja ne tallentuvat muutoslokiin.
Täyttääkö Kiho työaikalain dokumentointivaatimukset?
Kyllä. Kirjaukset tallentuvat aikaleimoineen ja muutoslokeineen. Historia on saatavilla AVI-tarkastuksia varten. Kiho täyttää Suomen työaikalain (872/2019) ja EU:n työaikadirektiivin (2003/88/EY) dokumentointivaatimukset.
Kuinka kauan käyttöönotto kestää?
Tyypillinen käyttöönotto on 2–4 viikkoa. Kiho viedään oikeasti käyttöön: räätälöidään asiakkaan TES-säännöille ja integroidaan palkanmaksujärjestelmään. Asiakasta ei jätetä itseoppimisen varaan.
Mihin palkanmaksujärjestelmiin Kiho integroituu?
Netvisor, Fennoa, Mepco, Talenom, Procountor ja muut yleisimmät suomalaiset järjestelmät. Kysy listaus myyntitiimiltä.
Toimiiko mobiili työajanseuranta ilman nettiyhteyttä?
Kyllä, kirjaus toimii myös offline-tilassa ja synkronoituu automaattisesti, kun yhteys palaa.
