Kiho x Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue
Kynästä, paperista ja Excelistä tiedolla johdettuun ajoneuvohallintaan
Kun Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue käynnistyi, ajoneuvohallinnan lähtötilanne oli kaikkea muuta kuin yhtenäinen. Kalusto ja vastuut siirtyivät kerralla useista kunnista, eikä kokonaiskuvaa ollut: mitä kalustoa on, missä se on ja miten sitä käytetään. Ajoneuvohallintaa pyöritettiin käytännössä Traficomin listojen, paperin ja Excelin varassa.
Lähtötilanne: hajanaisesta tiedosta kohti hallittavaa kokonaisuutta
Kiho otettiin käyttöön, jotta kalustosta saadaan yhtenäinen kokonaiskuva, käyttöaste- ja kilometriseuranta sekä parempi pohja tiedolla johtamiselle. Ensimmäiset hyödyt näkyivät nopeasti jo käyttöönoton aikana – ja pitkällä aikavälillä tavoitteena on useiden satojen tuhansien eurojen säästöt, kun päätöksiä tehdään kertyvän datan ja raportoinnin avulla.
“Lähtötilanne oli alkukantainen. Meillä ei käytännössä ollut koottua tietoa siitä, mitä
kalustoa on ja missä se on.”
– Mikko Saikkonen,
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue
Hyvinvointialueen aloittaessa kalustoa siirtyi paristakymmenestä kunnasta kerralla – mukana myös pelastustoimen kalusto, mikä kasvatti kokonaisuutta entisestään. Yhdestä paikasta ei löytynyt luotettavaa näkymää koko ajoneuvokantaan, eikä ajantasaisen tiedon ylläpito pysynyt muutosten mukana.
“Excelin manuaalinen ylläpito oli hankalaa, kun ei tiedä historiaa eikä menneisyyttä.”, toteaa Saikkonen.
Tarve: seuranta ja sijoittelu näkyväksi, jotta päätöksiä voi johtaa tiedolla
Kartoituksen jälkeen tavoite kirkastui: hyvinvointialueen pitää pystyä johtamaan kalustoa tiedolla. Käytännössä tämä tarkoitti näkyvyyttä ajoneuvojen käyttöön ja sijoitteluun, mahdollisimman paljon etänä saatavaa teknistä tietoa sekä yhtenäistä kortistoa, johon voi kirjata havaintoja ja pitää tiedot ajan tasalla. Samalla haluttiin varmistaa, että ajoneuvot ovat oikeissa paikoissa ja oikeassa käytössä.
Käyttöönotto: vaiheittain ja käytännön realiteetit huomioiden
Käyttöönotto eteni laajalla maantieteellisellä alueella, ja toteutuksessa huomioitiin arjen reunaehdot. Asennuksia ei ollut mielekästä keskittää, joten käyttöönotto vaiheistettiin käytännön resurssit huomioiden. Samalla huomattiin nopeasti, että kun data alkoi kertyä järjestelmään, se muuttui käytännön hyödyiksi jo käyttöönoton aikana – esimerkiksi laskujen asiatarkastuksessa.
“Kun dataa alkoi tulla, yllätyimme siitä, kuinka nopeasti saimme hyötyjä irti, jopa
laskujen asiatarkastukseen.”
– Mikko Saikkonen,
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue
Konkreettiset hyödyt: ensimmäinen oikea työkalu tiedolla johtamiseen
Kihon avulla hyvinvointialueelle muodostui ensimmäistä kertaa ajantasainen kokonaiskuva kalustosta.
Ajoneuvojen tiedot löytyvät nopeasti, käyttöasteet ja kilometrit ovat seurattavissa, ja tekninen tieto tukee ennakoivaa huoltoa. Vikakoodit auttavat huoltotarpeiden tunnistamisessa, ja data tukee päätöksiä siitä, milloin ajoneuvon käytöstä on taloudellisesti järkevää luopua.
Esihenkilötasolla suurin muutos näkyy päätöksenteossa. “Nyt meillä on ensimmäinen työkalu, jolla pystyy järkevästi seuraamaan oman yksikön autoja, käyttöä ja käyttöastetta ja käymään faktapohjaista keskustelua.”, Saikkonen kertoo.
Pitkän aikavälin tavoite: useiden satojen tuhansien eurojen säästöt
Hyvinvointialue vertailee yksiköittäin ulos maksettavia kilometrikorvauksia siihen, kuinka paljon omalla kalustolla ajetaan – ja kuinka paljon sillä voitaisiin ajaa.
Tavoitteena on ohjata ajosuoritetta tehokkaammin omaan kalustoon, parantaa käyttöastetta ja vähentää ulos maksettavia kilometrikorvauksia.
“Tavoite on, että jokainen auto, joka lähtee ulospäin, menee käyttöön, jossa se netto tuottaa verrattuna ulos maksettavaan kilometriin.”
– Mikko Saikkonen,
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue
