Moduulit
Älykäs palkka-aineisto
Suomessa on käytössä yli 160 eri työehtosopimusta (TES), joista jokaisella on omat sääntönsä liittyen työaikoihin, lisiin, ylityökorvauksiin ja poissaoloihin.
Palkanlaskennan kannalta tämä tarkoittaa valtavaa hallinnollista kuormaa, erityisesti yrityksille, joilla on useita eri työehtosopimusten piirissä olevia työntekijöitä. Manuaalinen TES-tulkinta on hidasta, altis virheille ja voi aiheuttaa merkittäviä kustannuksia väärin maksettujen palkkojen ja korjausten muodossa.
Kihon Älykäs palkka-aineisto-moduuli automatisoi koko prosessin, jolloin työaikakirjauksista muodostetaan suoraan sopimusehtojen mukaiset (TES/paikallinen) mukaiset lisät, ylityöt ja korvaukset. Tämä tarkoittaa, että palkanlaskenta on tarkkaa, nopeaa ja hallinnollinen työ vähenee merkittävästi.
Palkka-aineiston muodostus suoraan työaikakirjauksista
Kihon palkka-aineistomoottori mahdollistaa yritykselle työntekijä- tai tiimikohtaisten profiilien määrittelyn, jolloin jokaiselle määritellään oikeat palkan muodostumisen perusteet. Järjestelmä tunnistaa ja laskee ilta-, yö-, viikonloppulisät, vuorokausi- ja jaksoylityöt, sekä arkipyhäkorvaukset ilman manuaalista laskentaa.
Työaikaan liittyvät poikkeamat, kuten poissaolot, matka-ajat ja työajan pyöristykset, käsitellään automaattisesti, jolloin palkanlaskentaan siirtyvä tieto on aina oikein. Tulkinnat voivat myös huomioida ajoneuvokohtaiset lisät sekä kustannuspaikka- tai asiakaskohtaiset rajaukset, jolloin raportointi ja laskutus pysyvät selkeinä.
Näin Kihon Älykäs palkka-aineisto toimii käytännössä
1.
Määritellään Kihoon palkan muodostumisen perusteet
Palkan muodostumisen perusteista luodaan tarvittu määrä työaikaprofiileita, joihin työntekijät lisätään. Profiileissa huomioidaan työn luonne, lisien muodostuminen, ylityökäytännöt sekä mahdolliset liukumasäännökset.
Esimerkki: Samassa yrityksessä on sekä toimihenkilöitä että vuorotyötä tekeviä asentajia. Järjestelmä huomioi automaattisesti palkansaajaryhmien erot aineiston muodostuksessa.
2.
Työt kirjataan Kihoon, ja Kiho hoitaa laskennan
Järjestelmä laskee automaattisesti työaikakirjauksista vuorokautiset ja jaksottaiset ylityöt määritysten mukaan, nojaten joko paikalliseen sopimiseen tai työehtosopimukseen. Myös lisätyöt sekä ilta- ja viikonloppulisät, tulkitaan suoraan työaikakirjauksista.
Esimerkki: Työntekijä tekee 12 tunnin työpäivän. Järjestelmä muodostaa automaattisesti palkkarivit 50 % ja 100 % ylityökorvauksille profiiliin asetettujen sääntöjen mukaisesti.
3.
Poikkeamien, arkipyhien ja pyöristysten automaatiot
Sairauspoissaolot, matka-ajat ja arkipyhien vaikutukset lasketaan automaattisesti. Kiho mahdollistaa myös työajan pyöristykset, jotta esimerkiksi muutaman minuutin heitot eivät vaikuta palkanmaksuun.
Esimerkki: Työntekijä kirjaa työpäivänsä alkavan klo 7:58, mutta määritysten mukaan työaika alkaa klo 8:00. Järjestelmä pyöristää kirjauksen automaattisesti oikeaan aikaan ilman manuaalista muokkausta.
4.
Palkat maksuun
Palkanmaksujakson päättyessä aineisto on esihenkilöiden hyväksymänä valmiina maksatukseen.
Esimerkki: Palkanmaksusta vastaava henkilö valitsee käyttäjät ja ajanjakson, jolta palkkasiirto tehdään. Käytettävästä palkkaohjelmistosta riippuen toimenpide on yksinkertaisimmillaan pari klikkausta ja aineisto on siirretty rajapintaa pitkin maksettavaksi palkkaohjelmaan.
Työaikakirjaus – Tulkinta -Hyväksyntä – Maksatus
Sen lisäksi että kirjaamisen on helppoa ja reaaliaikaista, ja TES-tulkinta hoidetaan automaattisesti, helpottaa Kiho myös esihenkilöitä ja työmaavastaavia. Työmaapäällikölle tarjotaan selkeä näkymä hänen työmaidensa kaikista työaikakirjauksista, jotka on helppo hyväksyä kootusti. Ja mikäli yrityksellä on moniportaisempi hyväksymisprosessi ennen maksatusta, saadaan tämäkin toteutettua Kihossa!
Kun kirjaukset, hyväksynnät ja tulkinnat on tehty, järjestelmä muodostaa suoraan valmiin palkka-aineiston, joka voidaan siirtää suoraan palkkaohjelmistoon.
Moduuli voidaan yhdistää Työaikarajapintaan, jolloin tiedot voidaan siirtää suoraan yrityksen palkanlaskenta- ja toiminnanohjausjärjestelmiin ilman erillisiä manuaalisia vaiheita.
Miksi Älykäs palkka-aineisto -moduuli on kova sana yrityksellesi?
Palkka-aineistojen manuaalinen käsittely vie aikaa ja altistaa virheille, jotka voivat johtaa väärin maksettuihin palkkoihin, tyytymättömiin työntekijöihin ja hallinnollisiin virheisiin. Älykäs palkka-aineisto -moduuli automatisoi tämän kaiken ja varmistaa, että työaikaan liittyvät lisät ja korvaukset lasketaan oikein ja ajallaan.
Kun TES-tulkinta toimii automaattisesti, palkanlaskenta nopeutuu, virheet vähenevät ja hallinnollinen työ kevenee merkittävästi. Tarkka ja läpinäkyvä työaikatulkinta lisää myös työntekijöiden tyytyväisyyttä, kun jokainen tunti ja korvaus maksetaan oikein ja ajallaan.
