Moduulit
Lomakkeet
Lomakkeiden täyttö on osa lähes jokaista työpäivää. Mutta jos lomakkeet ovat paperilla, Excelissä tai irrallisina sähköposteina, tieto on helposti hajallaan, viivästyy tai jää käsittelemättä.
Kihon Lomakkeet-moduuli tuo kaiken tiedonkeruun yhteen paikkaan. Käyttö tapahtuu mobiililla tai selaimella, joten käyttö on suoraviivaista niin kentällä kuin konttorilla. Yrityksesi voi rakentaa omat lomakkeet juuri halutuilla kentillä ja varmistaa, että kaikki tieto kirjataan oikeaan aikaan, oikealla tavalla ja menee oikealle vastaanottajalle.
Kiho on sen verran päällikkö sovellus, että Lomakkeet-moduuli laittaa tiedonkeruun kerrasta kuntoon – ilman paperia tai sähköpostiliitteitä.
Digitaaliset lomakkeet, jotka seuraavat työtä
Kihon lomakkeet kulkevat työn mukana – kentällä, huollossa, työmaalla ja ajossa. Ne täytetään suoraan mobiilissa tai selaimessa ja voidaan liittää tehtäviin tai huoltotöihin. Täytetty lomake lähtee automaattisesti käsittelyyn, tai sen voi lähettää vakiomuotoisesti vastaanottajalle, kuten työnjohdolle, asiakkaalle tai arkistoon.
Näin varmistetaan, että havaintoja, tarkastuksia ja ilmoituksia ei enää unohdeta tai katoa matkalla.
Näin Kihon Lomakkeet-moduuli toimii käytännössä
1.
Täytä lomakkeet missä ja milloin tahansa
Lomakkeet täytetään suoraan mobiililaitteella tai selaimessa – nopeasti, kentän ehdoilla.
Esimerkki: Työntekijä täyttää ajoneuvon päivittäisen ajoonlähtötarkastus-lomakkeen puhelimellaan ennen työpäivän alkua. Lomake siirtyy automaattisesti yrityksen arkistoon.
2.
Rakenna lomakkeet juuri tarpeisiisi
Kenttätyypit, valinnat, tekstikentät, numerot, liitteet – määrittele lomakkeet haluamallasi tavalla. Voit käyttää niitä myös tehtävien tai huoltotehtävien liitteenä.
Esimerkki: Yrityksessä halutaan seurata turvallisuushavaintoja. Rakennetaan lomake, jossa työntekijä voi kuvata tilanteen, liittää kuvan ja valita riskitason. Lomake välitetään ilmoituksen kera turvallisuudesta vastaavalle taholle.
3.
Automaattilähetys oikeaan osoitteeseen
Täytetyt lomakkeet voidaan lähettää automaattisesti vakiovastaanottajalle – tai kohdistaa vastaanottaja lomakkeen sisällön perusteella.
Esimerkki: Turvallisuushavaintolomakkeet menevät suoraan HSE-päällikön sähköpostiin, kun taas huoltolomakkeet ja ajoneuvon tarkastuslomakkeet välitetään kalustovastaavalle.
4.
Merkitse käsitellyksi ja seuraa tilannetta
Lomakkeen voi merkitä käsitellyksi, jolloin vastuulliset näkevät reaaliaikaisesti, mihin on jo reagoitu ja mihin ei. Näin turhat selvittelyt ja viiveet vähenevät.
Esimerkki: Taloyhtiön edustaja tekee huomautuksen aurausvahingosta kiinteistöllä. Kuljettajan täyttämä lomake on jo käsittelyssä, tieto on tallessa ja yritys tilanteen päällä.
Yhdistä muihin moduuleihin ja rakenna älykäs työnkulku
Lomakkeet-moduuli on erittäin kätevä työkalu tiedonkeruuseen, ja se toimii täydellisesti myös muiden Kiho moduuleiden kanssa. Asiakkaamme ovat tykänneet käyttää sitä yhdessä muun muassa seuraavien moduulien tukijalkana.
- Tehtävät: Lomakkeet täytetään osana työtehtävää ja liitetään automaattisesti raportointiin
- Huollot: Huoltolomakkeet täydentävät huoltotietoja ja vikailmoituksia
- Kalustonhallinta: Ajoneuvotarkastukset ja kuntoarviot dokumentoituvat suoraan kalustokortille
Kihon Lomakkeet-moduuli tekee tiedonkeruusta suoraviivaista ja turvallista. Ei puuttuvia lomakkeita, ei epäselvää vastuuta, ei hidasta käsittelyä. Lomakkeet täytetään kentällä ja saapuvat käsittelyyn automaattisesti. Onhan se helppoa, kun käytössä on ihan päällikkö sovellus.
