Moduulit
Tehtävät
Työtehtävien hallinnointi on yksi tehokkuuden peruspilareista. Ja se on haastavaa ilman selkeää järjestelmää.
Ilman keskitettyä tehtävien resursointia, ajantasaista seurantaa ja tehokasta raportointia syntyy virheitä, viivästyksiä ja turhaa kuormitusta niin työntekijöille kuin työnjohdolle. Kihon Tehtävät-moduuli kokoaa kaiken tämän yhteen paikkaan ja mahdollistaa työtehtävien suunnittelun, toimiksiantamisen, suorittamisen ja seurannan reaaliajassa.
Kun tehtävät voidaan suunnitella, jakaa ja suorittaa helposti, yrityksen toiminta tehostuu. Työntekijät tietävät tarkalleen, mitä heidän tulee tehdä ja missä, työnjohto näkee töiden etenemisen reaaliajassa, ja asiakkaat saavat laadukkaasti toteutettuja palveluita ilman turhia viiveitä.
Kaikki työtehtävät yhdessä sovelluksessa
Kihon Tehtävät-moduuli yhdistää resursoinnin, toimiksiannot, suoritusvaiheen ja raportoinnin samaan kokonaisuuteen. Tehtävät voidaan luoda selaimessa tai mobiilissa, ja ne voidaan vastaanottaa myös asiakkailta tilausnäkymän tai rajapinnan kautta. Tehtäville voidaan määrittää laaja joukko tietoja, kuten asiakas, työmaa/projekti, aikataulut, sijainnit, ohjeet ja tarvittavat tuotteet sekä materiaalit.
Järjestelmässä voidaan myös resursoida tehtäviä tietyille työntekijöille tai kalustolle, jolloin työnjohto voi varmistaa, että oikeat henkilöt ja välineet ovat käytössä oikeaan aikaan. Jokainen tehtävä näkyy mobiililaitteella työntekijälle, joka voi aloittaa tehtävän, eritellä työtilat ja merkitä sen valmiiksi ilman ylimääräisiä työvaiheita.
Kun työntekijä suorittaa tehtävää, järjestelmä kerää reaaliaikaista dataa – työaika, käytetty kalusto, materiaalit ja valokuvat tallentuvat suoraan tehtävälle. Tämä tarkoittaa, että kaikki työvaiheet ovat dokumentoituja ja raportointi on tarkkaa ja luotettavaa.
Näin Kihon Tehtävät-moduuli toimii käytännössä
1.
Työtehtävien luonti ja aikataulutus
Työnjohto luo tehtävät ja määrittää niille tekijät, kaluston, aikataulut ja resurssit. Tehtäville voidaan lisätä asiakastiedot, sijainti, ohjeet ja mahdolliset liitteet.
Esimerkki: Huoltoyrityksellä saa tilauksen asiakaskohteelta. Järjestelmästä voidaan helposti määrittää, milloin huoltokäynti tehdään, kenelle se on osoitettu ja mitä materiaaleja tarvitaan.
2.
Reaaliaikainen työn suorittaminen ja raportointi
Kun työntekijä aloittaa tehtävän, hän kirjaa ylös työvaiheet siirtymäajoista suoritettuun työhön, käytetyt tarvikkeet ja muun tarvitun tiedon. Työvaiheista voidaan ottaa kuvia ja lisätä liitteitä, jolloin kaikki tieto dokumentoituu automaattisesti.
Esimerkki: Asentaja suorittaa työtehtävän asiakkaan tiloissa ja ottaa kuvat valmiista asennuksesta. Kuvien ja työn tiedot voi liittää suoraan järjestelmään, jolloin työnjohto ja asiakas näkevät, että tehtävä on suoritettu onnistuneesti.
3.
Kaluston ja resurssien hallinta
Tehtävien suorittaminen voidaan yhdistää myös ajoneuvojen ja koneiden käyttöön. Kaluston käyttö voidaan muodostaa paikannuksen avulla kilometri-, ajoaika sekä käyttökertapohjaisen tiedon tehtävälle.
Esimerkki: Maa-ainestoimituksen tehtävälle kirjataan, paljonko mursketta kuormattiin, miltä montulta ja minne se toimitettiin. Kaikki tiedot tallentuvat tehtävälle ilman erillisiä muistiinpanoja.
4.
Automaattinen laskutusaineiston generointi
Kaikki tehtävien tiedot voidaan hyödyntää suoraan laskutuksessa. Käytetty työaika, materiaalit ja sekä käytetyn kaluston ajosuoritteet siirtyvät laskutukseen ilman manuaalista tietojen syöttämistä.
Esimerkki: Huoltoyritys suorittaa asiakkaalle tilauksesta huoltotehtävän. Kiho kerää työskentelykirjaukset, käytetyt varaosat/materiaalit ja siirtymiseen käytetyn ajan ja kilometrit suoraan laskutusaineistoksi, jolloin laskutusprosessi on nopeaa ja virheetöntä.
Lisämoduuleilla täydelliseksi työkaluksi
Tehtävät-moduuli toimii yhdessä Työajanseurannan, Kalustonhallinnan ja Laskutuksen kanssa, jolloin työn suorittaminen, raportointi ja laskutus yhdistyvät saumattomaksi prosessiksi.
Lisäksi järjestelmä voidaan yhdistää Varastonhallintaan, jolloin käytetyt materiaalit vähentävät suoraan varaston saldoa. Tehtävän voi kohdistaa myös koskemaan yrityksen kalustoa, jolloin koneiden huoltojen hallinnointi saadaan sujuvaksi. Huoltohenkilöstön työnohjaus tehostuu, korjaustöihin käytetty todellinen aika ja kustannus selviää sekä työn dokumentointi muodostuu rutiininomaiseksi .
Miksi Kihon Tehtävät-moduuli on ylivoimainen työkalu?
Ilman selkeää tehtävien hallintaa voi syntyä epäselvyyksiä resursoinnissa, raportoinnissa ja laskutuksessa. Kihon Tehtävät-moduuli varmistaa, että kaikki tehtävät ovat organisoituja, seurattavissa ja dokumentoituja, jolloin yritys voi:
- Vähentää virheitä ja hukkatyötä, kun kaikki tehtävät ovat selkeästi määriteltyjä ja ohjeistettuja.
- Varmistaa, että kaikki tehdyt työt tulee laskutettua
- Nopeuttaa työnsuorittamista, kun työntekijät voivat aloittaa ja raportoida tehtävät suoraan mobiililaitteelta.
- Helpottaa laskutusta, kun kaikki työkirjaukset ja materiaalikulut siirtyvät automaattisesti laskutukseen.
- Parantaa resurssien hallintaa, kun työnjohto näkee reaaliajassa, missä tehtävät etenevät ja mitkä ovat vielä kesken.
Tehokasta työnhallintaa – selkeät tehtävät, sujuva raportointi, nopea laskutus
Kihon Tehtävät-moduulilla työnjako, resurssointi ja raportointi on yhdessä sovelluksessa. Ei enää kadonneita tehtävälistoja, epäselviä työvaiheita tai manuaalisia kirjauksia – kaikki tehtävät hallitaan, suoritetaan ja raportoidaan reaaliaikaisesti yhdessä paikassa.
Tehokas työnhallinta tarkoittaa nopeampaa työskentelyä, sujuvampaa raportointia ja läpinäkyvyyttä koko organisaatiolle. Kiho tekee tehtävien hallinnasta tehokasta, selkeää ja vaivatonta.
