Moduulit
Kustannusseuranta
Kaluston operatiiviset kustannukset kertyvät usein piilossa: huollot, polttoaine, vakuutukset, verot, renkaat, seisokit ja leasing. Ilman järjestelmällistä seurantaa yritys ei tiedä, paljonko koneen tai ajoneuvon käyttö todellisuudessa maksaa – tai miksi kulut nousevat.
Kihon Kustannusseuranta-moduuli tekee näkymättömästä näkyvää. Sen avulla voidaan kohdistaa kustannukset huoltojen tuotekirjauksille tai ajaa massana sisään taulukot, joiden avulla kootaan yhteen kaikki ajoneuvo- ja kalustokohtaiset kustannustiedot ja vielä yhdistetään ne ajo- ja käyttödataan. Silloin Kiho muodostaa luotettavan €/h- ja €/km-seurannan jokaiselle ajoneuvolle.
Eli kun käytössä on Kihon ihan päällikkö sovellus, yrityksellä on käytössään dataa, jonka perusteella voi tehdä oikeita päätöksiä kaluston kannattavuudesta.
Seuraa kaluston kannattavuutta, älä pelkkiä kuluja
Kustannusseuranta ei ole vain kirjanpidon tai raportoinnin työkalu. Se on käytännön työkalu kaluston elinkaaren hallintaan, hinnoittelun määrittämiseen ja investointipäätösten tueksi. Kun kustannustiedot ovat yhdistetty ajosuoritteisiin, yritys näkee heti, mitkä koneet tuottavat ja mitkä syövät katetta.
Kihossa kustannukset voidaan tuoda automaattisesti esimerkiksi huoltokirjauksista tai ladata massana csv/excel-muodossa. Tiedot jaotellaan kustannustileihin (esim. diesel, vakuutukset, huollot) ja näistä muodostetaan tiliöintiryhmiä, jotka mahdollistavat selkeän ja vertailtavan raportoinnin.
Kustannusseuranta-moduuli tekee kaluston käytöstä läpinäkyvää ja auttaa johtamaan tiedolla, ei tunteella.
Näin Kihon Kustannusseuranta toimii käytännössä
1.
Kustannustietojen tuonti järjestelmään
Kulut voi syöttää automaattisesti huoltokirjauksista tai tuoda ne massana esimerkiksi csv- tai excel-muodossa. Jokaiselle kustannukselle määritetään tilitiedot, kuten “diesel” tai “leasing”, sekä tiliöintiryhmä, kuten “polttoaineet” tai “pääomakulut”, jolloin tiedot ryhmittyvät helposti vertailtaviksi.
Esimerkki: Yritys tuo kuukausittain kalustokohtaiset leasing- ja polttoainekulut excelistä Kihoon. Järjestelmä kohdistaa ne automaattisesti oikealle ajoneuvolle ja tiliöintiryhmälle, jolloin kulut ovat heti mukana kustannuslaskennassa.
2.
€/km ja €/h-laskenta ajo- ja käyttödatan perusteella
Kun Kiho kerää dataa ajosuoritteista ja käyttöajasta, sen pohjalta lasketaan automaattisesti kalustokohtaiset kustannukset ajettua kilometriä ja käytettyä tuntia kohden.
Esimerkki: Yrityksen kaivinkoneella on kertynyt 145 käyttötuntia kuukaudessa. Kun huollot, polttoaineet ja vakuutukset muodostavat yhteensä 3 190 € menot, Kihossa näkyy suoraan, että koneen käyttökustannus on ollut 22 €/h.
3.
Kaluston vertailu ja kannattavuusanalyysi
Koska kaikki ajoneuvot ja koneet on käsitelty samalla logiikalla, niitä voidaan vertailla helposti toisiinsa. Näin selviää, mitkä yksiköt tuottavat ja mitkä aiheuttavat ylimääräisiä kustannuksia, tai mitkä koneet seisovat liian usein.
Esimerkki: Kahdella samanlaisella kuorma-autolla ajetaan samat reitit, mutta toisen kustannus/km on lähes puolet korkeampi. Kustannusseurannasta nähdään, että ero syntyy toistuvista remonteista ja korkeasta polttoaineenkulutuksesta, jolloin korvaavan auton hankinta voidaan perustella faktoilla.
4.
Kustannusläpinäkyvyys asiakkaalle tai sisäiseen ohjaukseen
Kun kaluston kustannustieto yhdistetään asiakas- tai projektikohtaiseen työaika- ja tehtävätietoon, yritys pystyy osoittamaan todelliset kustannukset asiakkaille tai vertailemaan yksiköiden tuottavuutta sisäisesti.
Esimerkki: Infra-alan yritys muodostaa kuukausittaisen raportin työmaille, josta selviää paitsi käytetty työaika myös konekohtainen käyttökustannus €/projekti. Tämä auttaa hinnoittelussa, raportoinnissa ja jatkuvassa kehitystyössä.
Yksi näkymä – kaikki kulut hallinnassa
Kustannusseuranta-moduuli avaa uuden tason kaluston kannattavuuden hallintaan, kun se kytketään osaksi Kihon kokonaisuutta. Kun kustannukset yhdistyvät Kalustonhallintaan, tiedot kohdistuvat suoraan kalustokorteille. Huollot-moduuli tuo mukaan huoltokulut ja varaosat. Ajopäiväkirja ja Telematiikka lisäävät tarkkaa ajo- ja käyttödatan läpinäkyvyyttä. BI-raportointi puolestaan tekee kokonaisuudesta analysoitavaa ja johdettavaa dataa.
Kustannustieto ei saa olla hajallaan kirjanpidossa, exceleissä tai sähköposteissa. Kun kaikki kulu- ja käyttötieto kerätään yhteen, yritys voi vähentää tuottamattomia kuluja, optimoida kalustoinvestoinnit, tunnistaa ylikäytetyt ja vajaalla käytöllä olevat yksiköt – ja ennen kaikkea hinnoitella työnsä kannattavasti.
Yksi Kiho, yksi näkymä, eli yksi ihan päällikkö ratkaisu, joka pitää kustannukset hallinnassa.
