Työajanseuranta – pakollinen paha vai johtamisen väline

Työajanseurannalla ei ole merkittävää roolia organisaatioissa, joissa työ perustuu etukäteen laadittuun aikatauluun. Esimerkkinä vaikkapa kaupat, tehtaat tai koulut. Suunnittelu on avainasemassa, vain poikkeukset kirjataan. Liikkuvassa työssä reaaliaikaisesta työajanseurannasta kuitenkin tulee johtamisen tärkein väline. 

Useimpia sähköisiä työajanseurantapalveluita käytetään jälkijättöisesti, merkkaukset niihin tehdään työn päätteeksi. Johtamisen hyödyt tulevat nimenomaan reaaliaikaisista järjestelmistä, joihin kirjaukset tehdään ennen kunkin työn aloittamista. 

Reaaliaikaisen työajanseurannan myötä liikkuvan työn ohjaamisesta tulee paikkariippumatonta. Aamuisin pidettävät käskynjaot sekä toimistolla ilmoittautumiset voidaan jättää historiaan. Työajanseuranta näyttää reaaliajassa kuka mitäkin työtä tekee ja milloin kyseinen työ on aloitettu. Työaikakirjausten oikeellisuutta voidaan varmentaa paikkatiedolla, joka näyttää kunkin kirjauksen GPS-sijainnin.  

Hyödyt näkyvät heti

Palvelun käyttö helpottaa heti ensimmäisestä päivästä alkaen. Enää ei enää tarvitse häiritä työporukkaa “Kuka ehtisi” tai “Oisko joku lähellä” -alkavilla WhatsApp-ryhmäviesteillä eikä kuulla jälkikäteen että joku ei ilmaantunutkaan sille työmaalle mihin piti. Poikkeamiin voidaan reagoida heti, jolloin koko organisaation työn laatu paranee. Työn ohjausta voidaan edelleen tehdä soittamalla, tekstareilla tai WhatsAppilla, tai vaihtoehtoisesti työajanseurantapalvelun sisällä työntekijöiden kännyköihin jaettavilla työmääräyksillä. 

Myös kustannustietoisuus kasvaa. Esimerkkinä remontti, johon on budjetoitu usean henkilön työaikaa. Halutaanko käytetty työtuntimäärä katsoa tuntilapuista jälkikäteen vai halutaanko työtuntien kertymää seurata reaaliajassa ja verrata sitä remontin valmistumisasteeseen?

Johtamisen lisäksi työajanseuranta helpottaa palkanlaskentaa. Työtunneista, lisistä ja korvauksista muodostuu palkka-aineisto, jonka voi siirtää suoraan taloushallinto-ohjelmaan. Tämä yhteensopivuus ei sinänsä ole ainoastaan reaaliaikaisten järjestelmien ominaisuus, palkka-aineiston muodostaminen onnistuu myös muissa sähköisissä työajanseurantajärjestelmissä. Työtunnit sekä niihin merkatut tuotekirjaukset saadaan myös laskutettua eteenpäin ilman manuaalisia välivaiheita. 

Kiho Työajanseuranta on ketterä ja kustannustehokas vaihtoehto pk-yrityksille. Palvelun käyttöönotto tapahtuu tyypillisesti päivässä, mutta sitä saa myös kokeilla ilmaiseksi “perusasetuksilla”.  Varsinainen käyttöönotto pitää sisällään TES:in mukaisten lisien automatisoinnin,  rajapintojen määrittämisen sekä kattavan käyttöönottokoulutuksen niin työntekijöille kuin pääkäyttäjillekin. Käyttöönotosta vastuussa oleva projektipäällikkömme pysyy rinnallasi myös käytön ensi kuukausina varmistaen että palvelu saadaan tehokkaaseen käyttöön. 

Tuomas Saarinen
040 574 1000
tuomas@kiho.fi

No Comments

Sorry, the comment form is closed at this time.