POWERBI_singleAsset 2POWERBIAsset 1Asset 1


Mastercom – Kiho

TyöajanseurantaUutiset
Työajanseuranta excel tuntilappu tuntikirjaus

Laki velvoittaa kirjaamaan työajan. Jos ja kun yritys laskuttaa tehtyjen tuntien mukaan, on sillä, miten työajanseuranta hoidetaan, suorat vaikutuksensa yrityksen talouteen. Siksi työaikakirjanpidon on oltava tarkkaa ja tehokasta. Silloin työaikaa seuraamalla päästään käsiksi myös työn tehokkuuteen.

Monessa yrityksessä pyöritellään edelleen tuntilappuja ja työajanseurantalomakkeita, paperilla ja excelissä. Perinteisesti tuntikirjaus ja tehtyjen työtuntien seuranta suoritetaan manuaalisesti:

1. Työntekijä kirjaa tekemänsä tunnit itse lomakkeelle.
2. Työntekijä kiikuttaa tuntilaput esimiehelle.
3. Esimies hyväksyy tuntiraportin ja siirtää sen eteenpäin palkanlaskijalle.
4. Palkanlaskija siirtää tiedot yleensä joko Exceliin tai kirjanpitosovellukseen.

Tässä edelleen varsin yleisessä mallissa tiedot työtunneista kirjataan siis kahteen kertaan.

Mitä enemmän yrityksessä on työntekijöitä, eli mitä enemmän seurattavaa työaikaa, sitä enemmän aikaa kuluu työajan kirjauksiin. Esimerkiksi 100 hengen yrityksessä laskutusta ja työajan laskemista saattaa olla hoitamassa jopa neljä henkilöä. Työtuntien seurantaa on vaikea hallita manuaalisesti: laput häviävät, tapahtuu virheitä tietojen siirrossa Exceliin ja niin edelleen. Kaikki tämä jatkuva säätäminen syö turhaan työaikaa. Rahaa menee hukkaan, kun kaikkea tehtyä työtä ei dokumentoinnin ongelmien vuoksi voida laskuttaa.

Kihon avulla saat tarkemman tiedon työn tehokkuudesta

Kihon Työajanseurannassa käyttäjä kirjaa vain työn alkamis- ja päättymisajankohdan – työajanseuranta on siis automaattinen ja reaaliaikainen. Kirjaus tehdään mobiilisti älypuhelimella tai kannettavalla tietokoneella.

Kihon työaikajärjestelmään kirjattujen tietojen pohjalta muodostetussa raportissa pystytään vaivatta erittelemään, mikä osuus työajasta on käytetty laskutettavaan työhön ja mikä muuhun, esimerkiksi koulutuksiin, palavereihin tai muuhun työhön, joka ei varsinaisesti tuota. Tehokkaan työajan seuraamisessa ei kuitenkaan ole kyse työntekijöiden kyttäämisestä. Sen sijaan syyt tehottomuuteen piilevät useimmiten työprosesseissa itsessään, ei työntekijöissä. Kihon palveluiden avulla saadaan näkyville se, mikä ei ilmene pelkästä työhön käytetyn ajan seuraamisesta. Luotettavan datan avulla päästään käsiksi tehottomuuden juurisyihin ja prosessia voidaan parantaa tehokkaammaksi.

Kun työn etenemisestä saadaan riittävästi reaaliaikaista tietoa, työnjohto pääsee kiinni itse prosessiin. Pystytään näkemään, miksi esimerkiksi työt viivästyvät. Tämä mahdollistaa itse prosessin kehittämisen.

Siirry digitaaliseen työajanseurantaan

Turhasta kopioinnista ja paperisodasta päästään eroon Kihon avulla. Samalla laskutuksen epäselvyyksien selvittely ja ympäriinsä soittelu jää pois. Yksinkertaisesti: Kiho Työaika tekee työstä mielekkäämpää, kun aikaa on käytettävissä muuhunkin kuin papereiden pyörittelemiseen.

Kihon uusista asiakkaista suurimmalla osalla on vieläkin paperit käytössä. Sähköinen taloushallinto on jo nykypäivää, mutta kaikki eivät ole ottaneet viimeistä harppausta automatisoituun hallintoon. Joka tapauksessa, työajanseuranta joko on tai ei ole digitaalinen – välimuotoja ei ole. Automatisoidusta seurannasta saatavat hyödyt häviävät, jos paperilomakkeet ovat käytössä yhdessäkin prosessin vaiheessa.

Unohda Excel ja lopeta paperien pyörittely. Ota Kiho käyttöön.



Kirjaudu Kiho-järjestelmään