Kihon käyttöönoton viisi vaihetta

Sari Sauvé vastaa Kihon käyttöönottotiimin toiminnasta.

Kun ryhdyt tehostamaan yrityksesi toimintaa Kihon avulla, on käyttöönoton toteutus avainasemassa. Laadukkaasti toteutetussa käyttöönottoprosessissa henkilökuntasi saa palvelut käyttöön sujuvasti ja liiketoimintahyödyt konkretisoituvat nopeasti.

Nimetty yhteyshenkilömme vastaa koko käyttöönottoprojektista

Kun olet tilannut Kiho-palvelut myyntitiimiltämme, nimeämme yhden neljästä projektipäälliköstämme yhteyshenkilöksesi. Yksi ja sama henkilö toimii yhteyshenkilönäsi koko käyttöönoton ajan varmistaen että Kiho-palvelu tuottaa siltä odotetut hyödyt.

Käyttöönoton vaiheet

1. Kiho-ympäristösi valmistelu

Käyttönottoprosessin alussa saat yhteyshenkilöltäsi sähköpostin. Viestiin on listattu tiedot, joita tarvitsemme Kiho-ympäristösi pystyttämistä varten.

Tarvittavia tietoja ovat mm. listaukset:

  • käyttäjistä sekä pääkäyttäjistä
  • ajoneuvoista sekä koneista
  • tuotteista
  • asiakkaista

Saat listaukset yleensä helpoiten taloushallinto-ohjelmistostasi joko itse tai tilitoimistosi avustuksella.

Lisäksi tarvitsemme tiedot yrityksenne työajan määräytymisen pelisäännöistä, jotta voimme automatisoida esimerkiksi lisien muodostumisen. Myös laskutuksen pelisääntöjen toimittaminen meille etukäteen helpottaa valmistelua. Tarvittavat tiedot riippuvat luonnollisesti tilaamasi Kiho-ratkaisun laajuudesta. Mikäli otat käyttöön ainoastaan Kiho Kalusto -palvelun, on tarvittavien tietojen määrä suppeampi.

Yhdistämme puolestasi Kihon myyntilasku- ja työaikapalvelut taloushallinto-ohjelmaasi. Näin voit digitalisoida koko liiketoimintasi aina työn suorittamisesta tilinpäätökseen saakka ja tehostaa toimintaasi maksimaalisesti. Löydät listan saatavilla olevista rajapinnoista täältä.

2. Paikantimien asennus ajoneuvoihin

Mikäli ratkaisusi sisältää Kiho Kalusto -palveluita, tulee paikannuslaitteiden asennus suunnitella ja organisoida. Henkilö- ja pakettiautoihin asennettavat paikanninlaitteet kytketään auton OBD-liitäntään tökkäämällä paikannin paikalleen. Pienkalustolle tarkoitetut akulla toimivat paikantimet vaativat ainoastaan fyysisen kiinnittämisen paikannettavaan laitteeseen.

Raskaan kaluston ja työkoneiden kiinteäasenteiset paikannuslaitteet asennetaan tyypillisesti Kihon asentajien toimesta. Niillä kerätään reitti-, nopeus- ja sijaititietojen lisäksi myös tietoa eri ajotiloista. Asennukset suoritetaan siellä missä kalustosi on ajoittaen ne siten, että yrityksesi tuottava työ keskeytyy mahdollisimman vähän.

3. Pääkäyttäjien koulutus

Kun Kiho-ympäristö on valmisteltu ja paikanninlaitteet asennettu, on käyttöönottokoulutuksen aika. Koulutus kestää Kiho-ratkaisun laajuudesta riippuen tunnista muutamaan tuntiin ja eri osioiden koulutukset voidaan jakaa eri päiville. Pääkäyttäjäkoulutuksessa käsitellään Kihon peruskäytön lisäksi ylläpitotoimia, kuten ajoneuvokaluston, käyttäjien, asiakkaiden ja tuotteiden lisäämistä sekä hallintaa. Yrityksessäsi voi olla yksi tai useampia Kiho-järjestelmän pääkäyttäjiä.

4. Henkilöstösi koulutus

Mikäli henkilökuntasi on mahdollista järjestää yhtä aikaa paikalle, voimme pitää ohjatun käyttöönottotuokion heillekin. Tällöin varmistamme että kaikki saavat ladattua mobiilisovelluksen ja muutaman testikirjauksen tehtyä. Useimmiten työnjohto opettelee ensin itse mobiilisovelluksen käytön ja neuvoo sen muille työntekijöille. Autamme henkilöstösi koulutuksen suunnittelussa ja toimitamme mobiilisovelluksen pikaohjeen jaettavaksi sovellusta käyttäville työntekijöillesi.

Mobiilisovelluksen käytöstä tulee osa arkea parissa päivässä, kunhan sen käyttöön selkeästi velvoitetaan. Joissain tapauksissa aiempaa toimintatapaa, kuten työaika- ja laskutustietojen kirjaamista paperille, jatketaan Kihon käytön rinnalla esimerkiksi kuukauden ajan.

Kiho Työ -palvelua käytettäessä työntekijät merkkaavat mobiilisovellukseen samat tiedot, jotka he ovat aiemmin merkanneet muulla tavoin. Reaaliaikainen kirjaaminen vaatii pientä totuttelua, mutta jo muutaman päivän jälkeen hyödyt alkavat näkyä myös työntekijöille itselleen. Jälkikäteen muistelu sekä turha selvittely jäävät pois kun tiedot työn suorittamisesta menevät reaaliaikaisesti eteenpäin ja epäselvyyksiin/poikkeamiin voidaan puuttua heti.

5. Käyttöönoton jälkeinen tuki

Käyttöönoton jälkeisinä päivinä työntekijöilläsi herää kysymyksiä sinulle ja sinulla herää kysymyksiä meille. Myös uusia ideoita Kihon hyödyntämiseen saattaa herätä. Käyttöösi nimetty projektipäällikkö toimii suorana yhteyshenkilönäsi vähintään kahden kuukauden ajan käyttöönottokoulutuksen jälkeen. Hän vastaa kysymyksiisi, tekee tarvittaessa uusia määrityksiä Kiho-ympäristöösi ja huolehtii palvelun käytön sujuvuudesta kaikin puolin Olemme havainneet että kahden kuukauden jälkeen palvelumme käyttö on jo arkipäiväistynyt, jolloin yhteyshenkilösi voi siirtyä taustalle asiakaspalvelumme ottaessa päivittäisen tukivastuun.

Jäikö jokin askarruttamaan?

Haluatko kysyä lisää Kihon käyttöönottoprosessista? Ota yhteyttä Sariin!

Sari Sauvé, projektipäällikkö
050 516 8380
sari@kiho.fi
No Comments

Sorry, the comment form is closed at this time.