Ethän menetä työmaasi laskutettavaa työtä? Ratkaise asia yhdellä muutoksella

Kiireisenä yrittäjänä ja työnjohtajana tiedät, että aika on rahaa, mutta tiedätkö tarkalleen, kuinka paljon? Liikkuvan työnjohdon yhtenä suurimpana haasteena on hallita palettia, jossa työntekijät, tehtävät ja laskutuksen tiedot ovat ripoteltuna eri paikoissa.

Tiedätkö, millainen hintalappu on unohtuneella 15 minuutin laskutuksella, yllättävillä lisätöillä tai epäselvillä tuntikirjauksilla on yrityksesi katteille?

On ymmärrettävää, että työnjohdolla on kiireitä, työntekijät keskittyvät senhetkisten työjonojen purkamiseen, ja inhimillisiä virheitä sattuu työnkirjauksissa ja -kuittauksissa. Työmaidesi tehokkuuden seuraaminen on kuitenkin kannattavuutesi kivijalka, joten asiaan on syytä paneutua.

“15 minuuttisen lisätyön puutteellinen merkkaus kerran viikossa per työntekijä lohkaisee kuukausilaskutukseesi satojen, jopa tuhansien eurojen loven.”

Näin vanhat toimintamallit syövät työmaidesi laskutusta?

Käymme seuraavaksi läpi kaksi tyypillistä esimerkkiä, miten pieneltä kuulostavat asiat voivat kertaantuessaan nakertaa työmaidesi laskutusvirtoja.

Työpäivän päätteeksi työntekijäsi kirjaa vihkoon tai tuntikirjauslapulle päivän hommat. Paperille muistellaan työt, jotka veivät päivän työstä suurimman ajan. Sovituista työtehtävistä poikenneet nopeat tehtävät voivat unohtua kirjata, varsinkin jos kyse on pienemmistä, alle kahden tunnin hommista. Tämä on inhimillistä, mutta laskutuksen kannalta miinusta.

Työntekijäsi ehkä vaihtoi rikkoutuneen lampun taloyhtiössä lisätyönä, tarkasti vuotavan vesiputken tai siirsi raskaalla kalustolla maata työmaalla toisen firman pyynnöstä. Kaikki olivat nopeita ja vaivattomia tehdä. Ne olivat kuitenkin tehtäviä, joista voisit lähettää lisälaskun työn tilaajalle.

“Pikkuhommien” laskutus unohtuu helposti, jos niitä ei merkkaa heti ylös, tai jos tieto ei kulje työnjohtoon. Soveltavia esimerkkejä löytyy joka alalta, missä ihmiset suorittavat laskutettavaa työtä.

Entä miten sieltä täältä kerättävät laskutus- ja kirjaustiedot heikentävät tehokkuuttasi yrittäjänä?

Laskutuspäivän koittaessa keräät työntekijöidesi tuntikirjauksia ja laskutustietoja paperilta, WhatsAppista, tekstiviesteistä, sähköpostista ja työmaiden mapeista. Soitat ehkä työntekijöidesi perään, ja kysyt tarkennuksia ja puuttuvia tietoja. Tiedonkeruun jälkeen käytät illan tai viikonlopun tietojen kokoamisessa, keräämisessä ja lähettämisessä kirjanpitoon. Aikaa menee jopa päiviä, ja laskutus pääsee viimein etenemään. Entä jos olisit voinut tehdä kaiken tämän alle tunnissa, ja käyttää aikasi tärkeämpiin tehtäviin?

Sähköinen työajanseuranta pitää tallessa suunnitelmat, kirjaukset ja laskutustiedot

Kun haluat pysyä ajan tasalla siitä, mitä työmaillasi tapahtuu ja mistä laskutus muodostuu, sähköinen työajanseuranta on tähän ylivoimainen ratkaisu. Se säilyttää tärkeimmät päivittäisen liiketoimintasi tiedot yhdessä paikassa, ja voit jättää hyvästit paperipinojen täyteisille illoille.

Kotimainen Kiho Työ -järjestelmä päihittää inhimilliset virheet ja ajan hukkaamisen tehtäviin, jotka sinun ja työntekijöidesi on helpompi jättää järjestelmän huoleksi. Työntekijäsi voivat tehdä tuntikirjaukset järjestelmään mobiililaitteillaan paikan päällä, ja saat saman tien tiedon tehtävistä, jotka on tehty ja kuitattu.

Järjestelmästä voit seurata esimerkiksi mihin työmaidesi työaikaa käytetään, onko kaikesta laskutettu tarpeeksi, ja miten työjonot juoksevat. Paikkatietoon pohjautuva sovellus kertoo metrin tarkkuudella, missä työtehtävät on tehty, ja missä laitteet liikkuvat.

”Mobiilissa toimiva sähköinen toiminnanohjausjärjestelmä on kuin yrittäjän toiset aivot, joka huolehtii siitä, että kaikki sellainenkin, mitä et tiedä tapahtuneen, kirjataan talteen. ”

Kiho Työ -järjestelmästä näet myös, kuinka paljon laskutettavaa millekin projektille on tehty, minkä ansiosta voit seurata tuottavuutta reaaliajassa ja puuttua mahdollisiin ongelmakohtiin jo projektin aikana.

Työajanseuranta ei suinkaan ole työntekijöidesi kyttäämistä, vaan myös heidän tehtäviään helpottavaa johtamista. Työntekijäsi voivat kuitata työtehtävät helposti tuoreesta muistista, he näkevät seuraavat työtehtävät ja kaikkia koskevat ilmoitukset yhdestä paikasta.

Kun yhdistät järjestelmän taloushallintosi järjestelmään, saat aineiston myös suoraan sähköiseen laskutukseen ja eteenpäin kirjanpitoosi.

Sami Simpanen, myyntipäällikkö
050 471 1150
sami.simpanen@kiho.fi

Kiho Työ – helppokäyttöinen työajanseuranta valvoo tehokkuuttasi

Kiho Työ on työnohjausjärjestelmä, joka on käytössä jo yli 1000 suomalaisessa liikkuvaa työtä tekevässä yrityksessä. Järjestelmä perustuu tarkkaan paikkatietoon, yrityskohtaisiin ominaisuuksiin ja helppokäyttöiseen näkymään.

Lue myös: Työajanseuranta – pakollinen paha vai johtamisen väline?

No Comments

Sorry, the comment form is closed at this time.

Open chat
1
Laita viestiä!
Hei!
Laita viestiä, vastaamme myös WhatsApp:illa!
Powered by